Naar de inhoud

Use cases & klantverhalen

Herken je eigen proces

Acht processen die onze AI-agents van begin tot eind afhandelen: vier voor je klantcontact, vier voor je medewerkers. Telkens met wat de agent doet, in welke systemen, en een voorbeeldgesprek.

Boek een demoZo werken we

Wat onze klanten zeggen

Organisaties die Konversaitional het werk al laten doen.

  • Portret van Nicolas De Wilde

    “We kunnen onze AI-assistenten elke dag verbeteren. Dat verhoogt de klanttevredenheid en de productiviteit van onze medewerkers.”

    Nicolas De WildeCEO, GDW De Wilde & Partners
  • Portret van Joannes Verbeke

    “Konversaitional als klantgerichte uitbreiding van ons platform heeft het verschil gemaakt in de gebruikerservaring.”

    Joannes VerbekeCEO, Risolto BV

AI-agents voor je klantcontact

Konversaitional Contact

Je agent handelt klantvragen af, op elk kanaal, in elke taal. Niet alleen antwoorden: de agent zoekt op, registreert, wijzigt en volgt op in je systemen.

Betalingen & afbetalingsplannen

Het probleem

Vragen over openstaande bedragen en betalingsregelingen komen op elk kanaal binnen. Elk dossier opzoeken, een voorstel doen en het plan registreren kost je team uren, en intussen wacht de klant op een antwoord.

Wat de agent doet

De agent legt uit wat er openstaat en waarom, stelt een afbetalingsplan voor binnen jouw regels, registreert het in je systemen en bevestigt het aan de klant. Uitzonderingen gaan met de volledige context naar een collega.

Kanalen
Hier via webchat, maar net zo goed via WhatsApp, e-mail of telefoon: je klant kiest.
Systemen
Facturatie, dossierbeheer, ERP
Jouw Konversaitional AgentWebchat
  1. Klant: Ik kreeg een herinnering voor een factuur. Kan ik in schijven betalen?
  2. Jouw Konversaitional Agent: Ik heb je dossier gevonden. Ik kan je een afbetalingsplan in maandelijkse schijven voorstellen. Zal ik het opstellen?
  3. Klant: Ja, graag.
  4. Afbetalingsplan geregistreerd in het dossier
  5. Jouw Konversaitional Agent: Klaar. Je krijgt de bevestiging en de betaalgegevens per e-mail.

Klantverhaal

De Wilde & Partners

Gerechtsdeurwaarders en schuldinvordering

De Wilde & Partners, een Belgisch kantoor van gerechtsdeurwaarders, zet Konversaitional Contact in voor de gesprekken met schuldenaars, van het eerste contact tot de afhandeling van het dossier. De agent legt uit wat er openstaat, stelt afbetalingsplannen voor binnen de regels van het kantoor en registreert ze in het dossier.

“We kunnen onze AI-assistenten elke dag verbeteren. Dat verhoogt de klanttevredenheid en de productiviteit van onze medewerkers.”

Nicolas De Wilde, CEO, GDW De Wilde & Partners

Klantverhaal

Een Vlaams universitair ziekenhuis

Zorg, patiëntenfacturatie

Bij een Vlaams universitair ziekenhuis ondersteunt Konversaitional Contact het debiteurenbeheer. Patiënten met vragen over hun ziekenhuisfactuur krijgen uitleg over het openstaande bedrag en kunnen een betalingsregeling aanvragen.

Bekijk het in een demoMeer over Konversaitional Contact

Status & wijzigingen

Het probleem

"Hoe staat mijn dossier ervoor?" is een vraag die elke dag terugkomt. Je team zoekt het op in de back-end, antwoordt, en verwerkt daarna nog een adreswijziging of nieuwe gegevens. Telkens opnieuw.

Wat de agent doet

De agent haalt de actuele status uit je back-end en legt in gewone taal uit wat de volgende stap is. Wijzigingen zoals een nieuw adres, contractgegevens of contactgegevens verwerkt de agent meteen in het juiste systeem.

Kanalen
Aan de telefoon in dit voorbeeld. Dezelfde agent antwoordt ook op WhatsApp, e-mail en webchat.
Systemen
Dossierbeheer, CRM
Jouw Konversaitional AgentTelefoon
  1. Klant: Hoe staat mijn dossier ervoor? En ik ben verhuisd.
  2. Jouw Konversaitional Agent: Je dossier is in behandeling, de volgende stap is de controle van je documenten. Wat is je nieuwe adres?
  3. Klant: Kerkstraat 12 in Gent.
  4. Adres bijgewerkt in het dossierbeheersysteem
  5. Jouw Konversaitional Agent: Genoteerd. Je ontvangt de bevestiging per e-mail.

Klantverhaal

De Wilde & Partners

Gerechtsdeurwaarders en schuldinvordering

Schuldenaars willen weten hoe hun dossier ervoor staat en geven nieuwe gegevens door. Bij De Wilde & Partners haalt de agent de stand van het dossier uit het dossierbeheersysteem en verwerkt de wijzigingen, op het kanaal dat de schuldenaar zelf kiest.

Bekijk het in een demoMeer over Konversaitional Contact

Intake & documenten

Het probleem

Een schadeaangifte, een nieuwe cliënt, een patiëntenintake: er ontbreekt bijna altijd iets. Je team mailt heen en weer om documenten te verzamelen en tikt daarna alles over.

Wat de agent doet

De agent verzamelt de nodige gegevens en documenten, controleert of alles compleet is, vraagt door wat ontbreekt en registreert het dossier in je systemen, met de documenten erbij.

Kanalen
Documenten komen binnen via webchat, WhatsApp of e-mail, op het kanaal dat je klant al gebruikt.
Systemen
Dossierbeheer, CRM, documentbeheer
Jouw Konversaitional AgentWebchat
  1. Klant: Ik wil waterschade aangeven.
  2. Jouw Konversaitional Agent: Vervelend om te horen. Stuur gerust een paar foto's en je polisnummer, dan maak ik je aangifte meteen aan.
  3. Klant: Hier zijn de foto's en mijn polisnummer.
  4. Aangifte geregistreerd, foto's toegevoegd aan het dossier
  5. Jouw Konversaitional Agent: Je aangifte is geregistreerd. Enkel de offerte voor de herstelling ontbreekt nog. Die kan je later hier toevoegen.
Bekijk het in een demoMeer over Konversaitional Contact

Mailafhandeling

Het probleem

De gedeelde mailbox loopt elke dag vol. Iemand moet elke e-mail lezen, bepalen wie hem oppakt en de gegevens overnemen in de systemen, voor het echte werk kan beginnen.

Wat de agent doet

De agent leest binnenkomende e-mails, beantwoordt wat hij zelf kan afhandelen en stuurt de rest door naar de juiste collega, met de gegevens al ingevuld in je systemen.

Kanalen
Vooral e-mail, maar de agent pikt dezelfde vraag ook op via webchat, WhatsApp of telefoon.
Systemen
CRM, dossierbeheer, ERP
Jouw Konversaitional AgentE-mail
  1. Klant: Onderwerp: nieuw rekeningnummer. Vanaf volgende maand betaal ik via een andere rekening. Kunnen jullie dat aanpassen?
  2. Rekeninggegevens bijgewerkt in het CRM
  3. Jouw Konversaitional Agent: Bedankt voor je bericht. Je nieuwe rekeningnummer is geregistreerd en geldt vanaf je volgende betaling.
Bekijk het in een demoMeer over Konversaitional Contact

Contact, Employees, of allebei

Een schuldenaar vraagt om een afbetalingsplan, een uitzondering heeft interne goedkeuring nodig, een medewerker rondt die af met de agent en de klant krijgt automatisch bericht. Eén koppeling met je systemen dient beide producten.

Naar de use cases voor je medewerkers

AI-agents voor je medewerkers

Konversaitional Employees

De agent begeleidt je medewerkers door het proces en voert de acties uit in je systemen, zodat je mensen tijd hebben voor hun echte werk.

Stap-voor-stapbegeleiding

Het probleem

Processen zitten in de hoofden van ervaren collega's. Nieuwe en minder ervaren medewerkers moeten het vragen, zoeken of wachten, en vacatures blijven open.

Wat de agent doet

De agent begeleidt elke medewerker stap voor stap door het proces, verzamelt wat nodig is en voert de stappen uit in je systemen. Zo kan iedereen het werk doen, en leert iedereen al doende van een ervaren AI-agent.

Kanalen
In Microsoft Teams, Slack of Google Chat: waar je medewerkers al overleggen.
Systemen
CRM, ERP, HR, dossierbeheer
Jouw Konversaitional AgentMicrosoft Teams
  1. Medewerker: Ik doe voor het eerst een contractwijziging voor een klant. Waar begin ik?
  2. Jouw Konversaitional Agent: We doen het samen. Over welke klant gaat het, en wat wijzigt er?
  3. Medewerker: Klant Peeters, de looptijd van het contract wordt verlengd.
  4. Contractwijziging voorbereid in het CRM, goedkeuring gestart
  5. Jouw Konversaitional Agent: Alles staat klaar. Zodra je teamleider goedkeurt, krijgt de klant de bevestiging.
Bekijk het in een demoMeer over Konversaitional Employees

Documentverwerking

Het probleem

Facturen, attesten, formulieren: iemand moet ze openen, de juiste gegevens eruit halen en alles overtikken. Werk dat niemand graag doet.

Wat de agent doet

De agent leest geüploade documenten, filtert de relevante informatie eruit en rondt het proces af in je systemen. Niemand hoeft nog 'invoerder' te zijn.

Kanalen
Via Microsoft Teams in dit voorbeeld, of via e-mail, Slack of je eigen interface.
Systemen
ERP, dossierbeheer, HR
Jouw Konversaitional AgentMicrosoft Teams
  1. Medewerker: Hier zijn de leveranciersfacturen van deze week.
  2. Facturen gelezen en geregistreerd in het ERP
  3. Jouw Konversaitional Agent: Alles is geregistreerd. Bij twee facturen ontbreekt het bestelnummer. Zal ik dat bij de leverancier opvragen?
  4. Medewerker: Ja, doe maar.
Bekijk het in een demoMeer over Konversaitional Employees

Dossiers bijwerken

Het probleem

Na elk gesprek of bezoek moet het dossier bijgewerkt worden, vaak in meerdere systemen. Het blijft liggen, of het gebeurt maar half.

Wat de agent doet

De medewerker vertelt in een paar woorden wat er veranderd is. De agent werkt het klantdossier en de records in de juiste back-endsystemen bij en bevestigt wat er aangepast is.

Kanalen
Vanuit Slack, Microsoft Teams, Google Chat of WhatsApp: een kort bericht volstaat, ook onderweg.
Systemen
CRM, dossierbeheer, ERP
Jouw Konversaitional AgentSlack
  1. Medewerker: Net bij klant Van Damme geweest. Nieuwe contactpersoon is Sarah Claes, en facturen gaan voortaan naar het hoofdkantoor.
  2. Contactpersoon bijgewerkt in het CRM, facturatieadres aangepast in het ERP
  3. Jouw Konversaitional Agent: Beide aanpassingen zijn doorgevoerd. Wil je ook een verslag van het bezoek in het dossier?
Bekijk het in een demoMeer over Konversaitional Employees

Volledig klantbeeld

Het probleem

Klantgegevens staan verspreid over verschillende systemen, elk met een eigen nummer. Medewerkers zoeken, combineren en interpreteren alles zelf, terwijl de klant aan de lijn hangt.

Wat de agent doet

De agent haalt de klantgegevens uit al je systemen, koppelt ze ook als elk systeem een andere identificatie gebruikt, en toont wat er in deze situatie toe doet, volgens jouw regels. Geen documenten doorzoeken, maar live klantgegevens, samengebracht.

Kanalen
In Google Chat, Microsoft Teams of Slack, of rechtstreeks in je eigen interface.
Systemen
CRM, ERP, facturatie, dossierbeheer
Jouw Konversaitional AgentGoogle Chat
  1. Medewerker: Klant Janssens belt over de laatste levering. Wat moet ik weten?
  2. Gegevens samengebracht uit CRM, ERP en facturatie
  3. Jouw Konversaitional Agent: De bestelling van vorige week is volledig geleverd, er staat één factuur open en een eerdere klacht is afgehandeld. Volgens jullie regels kan je een herlevering zonder kosten aanbieden.
Bekijk het in een demoMeer over Konversaitional Employees

Zo werken we

Live in vijf stappen

We zetten het samen met je op. Daarna heb jij de controle.

Bekijk hoe we werken
  1. Stap 1

    We maken kennis

    We brengen je communicatiestromen en processen in kaart. Waar verliest je team tijd? Waar lopen klanten vast?

  2. Stap 2

    Koppel je kanalen en data

    WhatsApp, e-mail, telefoon, je CRM of je dossierbeheersysteem.

  3. Stap 3

    Een agent op maat

    We zetten de agent op, bepalen wat er wanneer gebeurt en trainen op jouw data en kennis.

  4. Stap 4

    Elke dag slimmer

    We testen op uitzonderingen en sturen bij voor we live gaan.

  5. Stap 5

    Je agent is live

    We gaan live en leren je team om zelf wijzigingen door te voeren.

Klaar om je AI-agents te ontmoeten?

Boek een demo

Van woorden naar daden, getoond op je eigen proces.

  • Duurt maar 30 minuten
  • Zie Konversaitional aan het werk, op je eigen proces
  • Met een echte toepassing uit je sector

Na de demo starten we met één proces: live binnen enkele weken, met succescriteria die we vooraf samen afspreken.